Niszczenie dokumentów firmowych to istotne z punktu widzenia bezpieczeństwa danych działanie, które przedsiębiorstwo może albo realizować na własną rękę, albo oddelegować zewnętrznemu podmiotowi. W tym drugim przypadku nawiązanie współpracy jest umowa niszczenia dokumentów. Jakie elementy powinna ona zawierać?
Umowa o niszczenie dokumentów – jaka powinna wyglądać?
Oddelegowanie niszczenia dokumentów zewnętrznemu podmiotowi to popularne wśród przedsiębiorców rozwiązanie. Jest wygodne, nieskomplikowane, a w wielu przypadkach także tańsze niż samodzielna utylizacja. Żeby jednak usługa była realizowana zgodnie z oczekiwaniami zleceniodawcy, umowa pomiędzy podmiotami musi być odpowiednio skonstruowana. Jakie elementy koniecznie muszą się w niej znaleźć?
- Informacje podstawowe. Obejmują one numer i tytuł umowy (np. „Umowa nr 1 na wykonanie usługi niszczenia dokumentów firmowych”), datę i miejsce jej sporządzenia, a także dane zamawiającego i wykonawcy wraz z danymi osób, które ich reprezentują.
- Przedmiot umowy. Szczegółowo określa, czego dotyczy umowa. W analizowanym przypadku może to być np. jednorazowy bądź cykliczny odbiór i niszczenie dokumentacji firmowej z siedziby spółki XYZ zgromadzonej na nośnikach danych: papierowych, optycznych, elektronicznych i innych. W tym miejscu warto określić również, czy wykonawca może powierzyć realizację Przedmiotu Umowy podwykonawcom.
- Zasady realizacji umowy i obowiązki wykonawcy. Określają, jak będzie wyglądać wykonanie usługi przez firmę zewnętrzną i punktują czynności, za które odpowiada wykonawca, takie jak np.:
- dostarczenie do zamawiającego pojemników na dokumenty,
- odbiór dokumentów, ich zabezpieczenie i transport do miejsca utylizacji,
- niszczenie dokumentów zgodnie z ustalonym stopniem bezpieczeństwa (tajności) wg przyjętej normy,
- wystawienie certyfikatu zniszczenia,
- właściwe zagospodarowanie odpadów powstałych w związku z przeprowadzoną utylizacją,
- zachowanie tajemnicy.
W tym miejscu wskazuje się m.in. okres realizacji Przedmiotu Umowy, a także zastrzega prawo zamawiającego do obecności pracownika w czasie realizacji każdego etapu wykonywania usługi. Określa się również odpowiedzialność wykonawcy za działania lub zaniechania w związku z realizacją usługi.
- Wynagrodzenie. Informuje o maksymalnym wynagrodzeniu dla wykonawcy z tytułu należytej realizacji umowy. W tej części określa się również sposób i termin płatności, a także wskazuje, czy wynagrodzenie obejmuje wszystkie koszty realizacji usługi.
- Niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy. W tym miejscu strony ustalają odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy (np. w formie kar finansowych), a także prawo zamawiającego do wypowiedzenia umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia oraz prawo do dochodzenia odszkodowania.
- Poufność i przetwarzanie danych osobowych. W tej części zleceniodawca, który jest administratorem danych osobowych, powierza wykonawcy ich przetwarzanie w jego imieniu, a także określa zakres tego przetwarzania (najczęściej jest to w celu realizacji umowy). Wykonawca z kolei zobowiązuje się m.in. do stosowania środków bezpieczeństwa, które spełniają wymogi określone przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa, a także dołożenia należytej staranności podczas przetwarzania powierzonych danych osobowych.
- Postanowienia końcowe. W tym miejscu można określić m.in., kto jest uprawniony do kontaktów w sprawach związanych z realizacją umowy czy też jaka instytucja jest odpowiedzialna za rozstrzyganie ewentualnych sporów (np. sąd powszechny właściwy dla siedziby zamawiającego).
- Podpisy wykonawcy i zamawiającego. To część zawierająca odręczne podpisy osób uprawnionych do reprezentacji wykonawcy i zamawiającego.
Podsumowując, umowa niszczenia dokumentów przez firmę zewnętrzną musi zawierać wiele informacji. Należy to jednak traktować jako zaletę, a nie wadę. Dzięki temu pozwala bowiem zabezpieczyć interesy obydwu stron, co jest podstawowym warunkiem owocnej współpracy.