Dokumenty to już od dłuższego czasu nie tylko wielkie sterty papierów, pod którymi można niemal utonąć przy firmowych biurkach. Wiele przedsiębiorstw decyduje się na przeniesienie ich na różnego rodzaju nośniki elektroniczne – co jest sporą oszczędnością miejsca. Trzeba jednak pamiętać, że także te elektroniczne dokumenty należy odpowiednio zabezpieczać. Również te, które są już nieaktualne i są przeznaczone do zniszczenia.

Jak można składować elektroniczne dokumenty

Tak naprawdę możliwość zapisywania dokumentów w innych wersjach niż te papierowe pozwala na gromadzenie ich na wiele różnych sposobów. Podstawowym jest umieszczanie ich na firmowych komputerach, czasem w specjalnie wyznaczonych chmurach. Ale, dla bezpieczeństwa, często wybierane są także dodatkowe nośniki, czasem nawet wyłącznie jako kopie zapasowe tych dokumentów. Można je więc gromadzić na nośnikach USB, płytach CD, dyskach zewnętrznych czy kartach SD. Nie jest to też rozwiązanie znane tylko sprzed ostatnich kilku lat. Wiele informacji było już zapisywanych przecież na dyskietkach komputerowych. Teraz może trudno byłoby je odtworzyć, bo niewiele nowoczesnych komputerów ma w ogóle taką możliwość. Ale sporo dyskietek może się okazać do dziś działająca – i jeśli tylko będzie dostępne odpowiednie urządzenie do ich uruchomienia, to będzie można znaleźć wszystkie zapisane na nich informacje.

Jak bezpiecznie zniszczyć elektroniczne dokumenty

W przypadku dokumentów zapisanych w wersji papierowej ich zniszczenie może się wydawać stosunkowo proste. Wystarczy wrzucić kartkę do niszczarki, upewnić się, że nie ma żadnej kopii tego dokumentu. I tak naprawdę temat można uznać za zamknięty. Wiele osób myśli, że samo usunięcie plików z różnego rodzaju nośników elektronicznych już będzie rozumiane jako zniszczenie dokumentów. Nic bardziej mylnego. Wystarczy odpowiednie oprogramowanie, odrobina umiejętności informatycznych i już w prosty sposób będzie można przywrócić wszystkie dane, które były zapisane na przykład na pendrive’ie czy na dysku zewnętrznym. 

Nie wystarczy więc nacisnąć przycisk “usuń” pliki, nawet procedura formatowania takiego nośnika jest czymś niewystarczającym. Podstawową zasadą niszczenia dokumentów jest to, by były one zniszczone trwale i by w żaden sposób nie dało się ich później odtworzyć. W takim przypadku oznacza to więc konieczność zniszczenia również nośników, na których te informacje były zapisane. Mało która firma ma na swoim wyposażeniu urządzenia, które by się do tego nadawały. Należy bowiem pamiętać, że nie wystarczy jednym ruchem połamać takiego pendrive’a i wyrzucić go do śmieci. Poza kwestią tego, że nie mamy pewności, czy takie ułamanie będzie na tyle trwałym uszkodzeniem, że nie będzie się dało go naprawić, to na dodatek nie jest odpad, który można tak po prostu wyrzucić do odpadów komunalnych. Dlatego, dla pewności, że wszystkie nośniki elektroniczne z dokumentami zostaną zniszczone jak należy, warto zastanowić się nad skorzystaniem z usług profesjonalistów.

Niszczenie dokumentów – sprawdzona firma

Wybierając firmę, która ma zająć się niszczeniem dokumentów w danym przedsiębiorstwie, warto wziąć pod uwagę kilka istotnych czynników. Przede wszystkim – czy firma ta zapewnia bezpieczeństwo dokumentów i danych w nich zawartych od momentu ich odebrania do samego procesu niszczenia. Ważne jest również, by dysponowała odpowiednimi maszynami niezbędnymi do niszczenia elektronicznych nośników. Warto bowiem wiedzieć, że również takie urządzenia muszą spełniać niezbędne standardy ochrony. Wtedy będzie można mieć pewność, że wszystkie elementy będą zniszczone trwale, nie będzie możliwości odzyskania z nich jakichkolwiek danych. Co ciekawe, w wielu sytuacjach materiał, który powstaje w wyniku procesu niszczenia dokumentów jest przygotowany w takiej formie, że istnieje możliwość jego dalszego przetworzenia. Co z kolei jest aspektem istotnym z punktu widzenia środowiska i ekologii.

Źródło: Essi – utylizacja dokumentów