Koszt przewozu własnym taborem rozkłada się na cztery warstwy
Porównanie stawki przewoźnika z ceną paliwa to najczęstszy skrót w tej dyskusji i zwykle prowadzi do wniosku, który po roku okazuje się fałszywy. Koszt własnego pojazdu układa się w kilka warstw, a część z nich ujawnia się w księgach dopiero po kilkunastu miesiącach eksploatacji.
Warstwa pierwsza to koszty stałe niezależne od przebiegu: rata leasingu albo odpis amortyzacyjny, ubezpieczenia komunikacyjne, badania techniczne, abonamentowe opłaty drogowe, miejsce postojowe i przeglądy okresowe. Warstwa druga rośnie razem z kilometrami: paliwo, ogumienie, płyny eksploatacyjne, naprawy bieżące, opłaty liczone od dystansu. Warstwa trzecia dotyczy ludzi i bywa niedoszacowana najbardziej, bo obejmuje nie samo wynagrodzenie kierowcy, lecz także rozliczenie czasu pracy, delegacje, szkolenia okresowe oraz zastępstwa na czas urlopu i zwolnienia.
Warstwa czwarta to zarządzanie. Ktoś planuje trasy, pilnuje terminów przeglądów, prowadzi ewidencję czasu pracy, odbiera telefony po awarii i rozlicza szkody. W małej firmie robi to właściciel i nie wystawia sobie za to faktury, więc ta pozycja znika z kalkulacji.
Czego nie widać w stawce przewoźnika zewnętrznego
Stawka zewnętrzna wygląda na jedną liczbę, ale opisuje pakiet warunków, które trzeba przeczytać przed porównaniem. Ten sam fracht za tę samą cenę może oznaczać zupełnie inny zakres odpowiedzialności.
- Zakres ubezpieczenia ładunku i limit odpowiedzialności przewoźnika, który przy przewozie międzynarodowym wynika z konwencji CMR, a nie z wartości towaru.
- Czas wolny na załadunek i rozładunek oraz zasady naliczania postojowego po jego przekroczeniu.
- Warunki podstawienia pojazdu zastępczego przy awarii i sposób informowania o opóźnieniu.
- Terminy płatności i to, czy stawka jest wiążąca dla całego sezonu, czy tylko dla pojedynczego zlecenia.
Firma, która porównuje wyłącznie cenę za kilometr, prędzej czy później trafia na przewoźnika tańszego o kilka procent i wolniejszego o dwa dni. Dlatego rzetelny outsourcing transportu zaczyna się od opisania wymagań, a dopiero potem od zapytania o cenę.
Kiedy własny tabor daje realną przewagę
Argumenty za flotą własną są mocne w kilku powtarzalnych sytuacjach i słabe poza nimi. Pierwsza to stabilny, powtarzalny wolumen na tej samej relacji przez cały rok. Pojazd, który jeździ w kółko po znanej trasie z wysokim wypełnieniem w obie strony, pracuje na siebie. Druga to ładunek wymagający wyposażenia, którego rynek przewoźników nie oferuje w okolicy: zabudowy specjalistycznej, windy, systemu mocowania pod konkretny detal.
Trzecia sytuacja dotyczy obsługi klienta. Kierowca w firmowym ubraniu, który zna produkt i potrafi zrobić prosty montaż u odbiorcy, bywa częścią oferty handlowej. Wtedy transport przestaje być kosztem logistycznym, a staje się elementem sprzedaży i liczy się go inaczej.
Decyzję o własnym taborze podejmuje się na podstawie wypełnienia pojazdu w obie strony, nie na podstawie liczby wysyłek. Pojazd, który wraca pusty, przenosi cały koszt powrotu na ładunek przewieziony w jedną stronę, a to zwykle wystarczy, żeby kalkulacja przestała się domykać.
Model mieszany, czyli baza własna i szczyty na zewnątrz
Wybór rzadko jest zerojedynkowy. Częstym rozwiązaniem jest utrzymanie taboru pokrywającego stały, przewidywalny poziom przewozów i zlecanie na zewnątrz wszystkiego powyżej tej linii. Sens tego układu polega na tym, że najdroższe w utrzymaniu są pojazdy kupione pod szczyt sezonu, które przez resztę roku stoją.
- Rozpisz wolumen miesięczny z ostatnich kilkunastu miesięcy i oddziel poziom stały od wahań sezonowych.
- Policz koszt obsłużenia poziomu stałego własnym taborem, z uwzględnieniem wszystkich czterech warstw kosztowych.
- Zbierz stawki rynkowe na relacje, które pojawiają się nieregularnie, i sprawdź dostępność pojazdów w szczycie.
- Porównaj oba warianty w ujęciu rocznym, nie miesięcznym, bo sezonowość zaciera obraz przy krótszym oknie.
Przy modelu mieszanym istotne jest jedno zastrzeżenie: partner zewnętrzny musi znać specyfikę ładunku wcześniej, a nie w dniu, w którym nagle brakuje pojazdu. Współpraca z jednym operatorem przez cały rok, także wtedy gdy potrzeba jest mała, daje pierwszeństwo w tygodniach, kiedy rynek się zatyka.
Cztery błędy, które przesądzają o złej decyzji
Pierwszy to liczenie kosztu pojazdu bez kosztu kapitału. Pieniądz zamrożony w taborze nie pracuje gdzie indziej, a przy firmie rosnącej ta różnica bywa większa niż cała oszczędność na frachcie.
Drugi błąd polega na pominięciu ryzyka przestoju. Pojedynczy pojazd unieruchomiony w warsztacie zatrzymuje dostawy, a przy flocie zewnętrznej ten sam problem rozkłada się na wielu przewoźników. Trzeci to porównywanie stawki zewnętrznej z kosztem krańcowym własnego przejazdu, czyli samym paliwem, zamiast z kosztem pełnym. Czwarty dotyczy skali: firma, która oddaje przewozy na zewnątrz, kupuje też dostęp do sieci relacji powrotnych, których sama nie zbuduje, a to właśnie one obniżają cenę.
Warto rozdzielić dwie decyzje, które często zlewają się w jedną: czy chcemy mieć pojazdy, i czy chcemy zarządzać transportem. Można oddać jedno bez drugiego, bo operator logistyczny przejmuje zwykle organizację przewozu niezależnie od tego, czyj pojazd fizycznie jedzie.
Najczęstsze pytania o wybór między flotą a przewoźnikami
Od jakiej liczby wysyłek własny pojazd zaczyna się bronić?
Liczba wysyłek jest złym miernikiem, bo dziesięć przewozów na tej samej trasie i dziesięć w różnych kierunkach to dwa odmienne przypadki. Sensowniejszym kryterium jest planowane wykorzystanie pojazdu w skali roku i to, czy uda się zapełnić powrót.
Czy przy oddaniu przewozów na zewnątrz traci się kontrolę nad terminami?
Kontrola przenosi się z poziomu dyspozytora na poziom umowy i raportowania. Ustalone okna dostaw, zasady potwierdzania podstawienia i dostęp do informacji o statusie przesyłki dają widoczność porównywalną z własną flotą, o ile zostaną zapisane w zleceniu, a nie ustalone telefonicznie.
Co zrobić z taborem, który już jest, jeśli kalkulacja wychodzi na niekorzyść?
Nie trzeba go likwidować od razu. Częstym krokiem pośrednim jest zawężenie pracy własnych pojazdów do relacji, na których wypadają najlepiej, i przekazanie reszty na zewnątrz. Po kilku miesiącach widać, czy przewaga utrzymuje się na zawężonym zakresie.