Sezon sprawozdawczy zaczyna się wcześniej, niż wygląda w kalendarzu

Dla większości firm obowiązki środowiskowe stają się widoczne dopiero na początku roku, gdy trzeba złożyć sprawozdania i rozliczyć opłaty za rok poprzedni. To złudzenie perspektywy. Terminy przypadają wprawdzie na pierwsze miesiące roku, ale dane, na których opierają się rozliczenia, powstają przez wszystkie dwanaście miesięcy wcześniej.

Firma, która przez rok nie notowała zużycia paliwa w kotłowni, nie zbierała dokumentów od odbiorcy odpadów i nie pilnowała zestawień opakowań, w lutym staje przed zadaniem odtworzenia przeszłości z faktur i pamięci pracowników. Bywa, że kończy się to zaniżeniem lub zawyżeniem rozliczenia, a każda z tych sytuacji jest kłopotliwa.

Sprawozdawczość środowiskowa jest więc w gruncie rzeczy zadaniem z zakresu organizacji pracy, a nie z zakresu prawa. Przepisy określają, co trzeba wykazać. Reszta zależy od tego, czy ktoś w firmie zbiera dane na bieżąco.

Za co firma płaci i gdzie to trafia

Obowiązki rozkładają się na kilka odrębnych ścieżek, obsługiwanych przez różne instytucje i różne systemy. To źródło częstego nieporozumienia: przedsiębiorca zakłada, że skoro coś raz wysłał, temat jest zamknięty.

Terminy poszczególnych sprawozdań nie pokrywają się ze sobą i wyznacza je ustawa, dlatego jedna zbiorcza data w kalendarzu firmowym zwykle nie wystarcza. Przepisy przewidują też progi kwotowe, poniżej których opłaty się nie wnosi, a przy jeszcze niższych wartościach nie składa się wykazu. Ich aktualne brzmienie warto zweryfikować przed każdym rozliczeniem, bo zwolnienie z opłaty nie zawsze oznacza zwolnienie z obowiązku sprawozdawczego.

Dane, których zwykle brakuje w lutym

Praktyka pokazuje, że luki są powtarzalne. Nie dotyczą zagadnień egzotycznych, tylko rzeczy prostych, których po prostu nikt nie zapisywał.

• Zużycie gazu, oleju lub innego paliwa w rozbiciu na poszczególne urządzenia, a nie łącznie dla całego zakładu.
• Czas pracy agregatów i urządzeń uruchamianych okresowo.
• Ilości zużytych rozpuszczalników, lakierów i innych surowców istotnych dla emisji.
• Komplet dokumentów potwierdzających przekazanie odpadów uprawnionym odbiorcom.
• Masy opakowań według rodzaju materiału, rozdzielone zgodnie z wymaganą klasyfikacją.
• Odczyty wodomierzy i wyniki badań ścieków z całego roku.

Odtworzenie tych informacji po fakcie jest możliwe, ale kosztuje czas i zawsze obarczone jest większym marginesem błędu niż notowanie na bieżąco.

Błędy, które wracają po latach

Najczęstszy błąd to założenie, że skoro w zeszłym roku nic się nie działo, rozliczenie można przepisać. Tymczasem zmiana dostawcy surowca, dołożenie maszyny, wymiana floty albo nowy asortyment opakowań zmieniają obraz całkowicie.

Drugi błąd to traktowanie sprawozdania jako zadania księgowego. Księgowość zna faktury, ale nie zna procesu technologicznego. Bez informacji od produkcji lub utrzymania ruchu powstaje rozliczenie oparte na wartościach zakupu, a nie na faktycznym korzystaniu ze środowiska.

Trzeci to brak archiwum. Dokumenty i wyliczenia trzeba przechowywać, bo weryfikacja może dotyczyć lat wstecz, a wtedy liczy się nie tylko sama kwota, ale też możliwość pokazania, skąd się wzięła.

Z tego powodu opłaty za korzystanie ze środowiska najlepiej liczyć razem z opisem metodyki i wskazaniem źródła każdej liczby. Takie zestawienie broni się podczas weryfikacji nawet po zmianie osoby prowadzącej temat w firmie.

Jak ustawić to raz i korzystać co roku

Firmy, które przestały traktować sprawozdawczość jako coroczny kryzys, zwykle zrobiły trzy rzeczy. Po pierwsze, spisały własną listę obowiązków wynikających z posiadanych decyzji i charakteru działalności, zamiast korzystać z ogólnych zestawień z internetu. Po drugie, przypisały każdemu obowiązkowi konkretną osobę i źródło danych. Po trzecie, ustaliły prosty rytm zbierania informacji, na przykład miesięczny odczyt i kwartalne uzupełnienie zestawienia.

W rozliczeniach środowiskowych rzadko zawodzi znajomość przepisów. Zawodzi obieg informacji wewnątrz firmy: dział techniczny wie o nowej instalacji, ale nie przekazuje tego dalej, a osoba przygotowująca sprawozdanie opiera się na stanie sprzed dwóch lat. Warto ustalić zasadę, że każda zmiana w wyposażeniu lub technologii jest zgłaszana do osoby odpowiedzialnej za sprawy środowiskowe od razu, a nie przy okazji rocznego podsumowania.

W mniejszych organizacjach, gdzie nie ma etatu dla specjalisty, sprawdza się wsparcie w obowiązkach środowiskowych w formie stałej obsługi. Firma zbiera dane u siebie, a zewnętrzny zespół pilnuje zakresu, terminów i poprawności wyliczeń.

Najczęstsze pytania

Czy mała firma też ma obowiązki sprawozdawcze?

Wielkość zatrudnienia nie jest tu kryterium. Znaczenie ma to, czy firma korzysta ze środowiska w sposób objęty przepisami, na przykład spala paliwa, wytwarza odpady albo wprowadza na rynek produkty w opakowaniach. Niewielki zakład usługowy potrafi mieć więcej obowiązków niż duże biuro.

Co zrobić, gdy sprawozdanie za poprzedni rok zawierało błąd?

Rozliczenie można skorygować. Samodzielne poprawienie i uzupełnienie dokumentacji jest zwykle prostsze niż wyjaśnianie tej samej sprawy w toku weryfikacji, dlatego wykrytego błędu nie warto odkładać do kolejnego roku.

Czy zwolnienie z opłaty oznacza brak obowiązków?

Niekoniecznie. Przepisy odrębnie regulują wysokość opłaty i obowiązek złożenia wykazu lub sprawozdania. Zdarza się, że firma nie płaci, ale nadal musi wykazać dane, dlatego oba progi trzeba sprawdzać osobno.

Kto powinien odpowiadać za ten obszar w firmie?

Najlepiej sprawdza się osoba mająca dostęp zarówno do danych technicznych, jak i do dokumentów zakupowych, z jasno przypisanym zakresem. Rozproszenie odpowiedzialności między kilka działów bez wskazania właściciela tematu jest najczęstszą przyczyną braków w danych.