Opakowanie jest kosztem, który widać dopiero po zsumowaniu

W większości firm opakowania rozpraszają się po kilku pozycjach budżetu. Karton kupuje magazyn, folię produkcja, taśmę i wypełniacze dział zaopatrzenia, a etykiety marketing. Dopóki nikt tego nie zsumuje, temat wygląda na drobiazg. Po zsumowaniu okazuje się zwykle, że mowa o jednej z większych powtarzalnych pozycji kosztowych, a do samej ceny materiału dochodzi transport, magazynowanie i obsługa.

Do tego dochodzi warstwa formalna. Firma wprowadzająca produkty w opakowaniach na rynek ma obowiązki dotyczące ewidencjonowania mas opakowań i raportowania ich w podziale na rodzaje materiału. Bez uporządkowanych danych zakupowych to zadanie robi się żmudne.

Zacznij od inwentaryzacji, nie od optymalizacji

Typowy błąd polega na tym, że firma najpierw szuka tańszego dostawcy, a dopiero potem sprawdza, co właściwie kupuje. Skuteczniejsza kolejność jest odwrotna. Najpierw powstaje lista wszystkich stosowanych opakowań: rodzaj materiału, gramatura, wymiary, ilość roczna, cel zastosowania.

Już samo takie zestawienie zwykle ujawnia nadmiar. Kilka bardzo podobnych rozmiarów kartonów zamiast dwóch standardowych, wypełniacz stosowany z przyzwyczajenia, folia grubsza niż wymaga tego produkt, podwójne opakowanie zbiorcze przy dostawach na tę samą trasę.

Gdzie zwykle jest nadmiar

• Zbyt duże pudła i wynikająca z tego potrzeba wypełniania pustej przestrzeni.
• Nadmiarowa gramatura tektury dobrana raz i nigdy nieweryfikowana.
• Owijanie palet większą liczbą warstw folii niż potrzeba dla stabilności ładunku.
• Opakowania jednorazowe tam, gdzie kursuje stała trasa i mogłoby działać opakowanie zwrotne.
• Łączenie różnych materiałów w jednym opakowaniu, co utrudnia późniejsze zagospodarowanie.

Zmiany w tych obszarach nie wymagają zwykle inwestycji, tylko decyzji i uzgodnienia z odbiorcą. Warto je testować na wybranej grupie produktów, zamiast zmieniać wszystko naraz.

Dane, które przydadzą się dwa razy

Zestawienie mas opakowań według rodzaju materiału ma podwójne zastosowanie. Po stronie kosztowej pokazuje, gdzie pieniądze wyciekają najszybciej. Po stronie formalnej jest podstawą wypełnienia obowiązków sprawozdawczych, a przy okazji ułatwia roczne rozliczenie opłat środowiskowych, gdzie i tak trzeba operować konkretnymi wartościami.

Najprościej zbierać je na bieżąco, wiążąc dane z fakturami zakupowymi i ze specyfikacją materiałową od dostawcy. Dostawcy opakowań zwykle dysponują pełnymi danymi o gramaturze i składzie, wystarczy o nie poprosić przy zamówieniu, zamiast szukać ich rok później.

Rozmowa z odbiorcą jako element optymalizacji

Część nadmiaru opakowaniowego wynika z założeń przyjętych dawno temu i nigdy nie zweryfikowanych z klientem. Zdarza się, że odbiorca od razu zdejmuje warstwę zabezpieczenia, którą dostawca uważa za niezbędną, albo odwrotnie: zgłasza uszkodzenia, bo zabezpieczenie jest niedopasowane do sposobu rozładunku.

Krótka rozmowa i przegląd kilku dostaw dają więcej niż analiza teoretyczna. Przy stałych odbiorcach warto też rozważyć opakowania zwrotne, które zmieniają strukturę kosztu z bieżącego zakupu na jednorazową inwestycję i obieg.

Efekt uboczny, który liczy się na rynku

Uporządkowanie opakowań ma jeszcze jedną konsekwencję. Coraz więcej odbiorców, zwłaszcza w łańcuchach dostaw dużych firm, pyta dostawców o materiały, ilości i możliwość ograniczenia odpadu. Firma, która ma gotowe dane i potrafi pokazać konkretne zmiany, odpowiada na takie pytanie w kilka minut. Firma bez danych zaczyna od tłumaczenia, dlaczego ich nie ma.

Praktyczna wskazówka na start: wybierz jedną grupę produktów o największym wolumenie wysyłek i przejdź całą ścieżkę od zamówienia materiału do momentu, w którym opakowanie ląduje u odbiorcy. Ten jeden przegląd zwykle pokazuje więcej niż analiza całego asortymentu naraz, a wnioski da się przenieść na pozostałe grupy bez powtarzania pracy od zera.