Sprawy formalne zwykle nie mają właściciela

W wielu firmach obowiązki administracyjne i dokumentacyjne rozłażą się po strukturze. Coś robi księgowość, coś kierownik produkcji, coś osoba od bezpieczeństwa pracy, a resztą zajmuje się właściciel wieczorami. Nikt nie ma tego obszaru w zakresie obowiązków, więc nikt nie odpowiada za jego kompletność.

Efekt jest przewidywalny. Zadania wykonywane są wtedy, gdy ktoś przypomni, wiedza zostaje w głowach konkretnych osób, a po odejściu pracownika firma odkrywa, że nie wie, gdzie leżą dokumenty i jakie terminy obowiązują.

Trzy modele, z których korzystają firmy

Pierwszy to własny etat. Ma sens tam, gdzie zakres jest szeroki i stały, a temat wymaga codziennej obecności na terenie zakładu. Wymaga jednak zarówno budżetu, jak i planu na to, co się stanie w czasie nieobecności tej jednej osoby.

Drugi to dodatkowy obowiązek dla obecnego pracownika. Rozwiązanie najtańsze i najczęstsze, ale obarczone dwoma ryzykami: sprawy formalne przegrywają z bieżącą produkcją, a osoba obciążona nowym zakresem rzadko dostaje czas na aktualizowanie wiedzy.

Trzeci to obsługa zewnętrzna. Firma zachowuje u siebie zbieranie danych i decyzje, a specjalistyczny zespół odpowiada za zakres, terminy i poprawność dokumentów. Model sprawdza się przy zmiennym natężeniu prac i tam, gdzie zakres obowiązków jest wąski, ale wymaga aktualnej wiedzy.

Kryteria wyboru, które warto przemyśleć

• Skala i zmienność działalności, czyli jak często zmieniają się procesy i wyposażenie.
• Liczba obszarów regulowanych, które dotyczą firmy jednocześnie.
• Konsekwencje opóźnienia lub błędu w danym obszarze.
• Dostępność danych źródłowych wewnątrz organizacji.
• Ciągłość, czyli co się dzieje przy urlopie, chorobie i rotacji.

W praktyce najczęściej wygrywa rozwiązanie mieszane. Ktoś w firmie jest punktem kontaktowym i pilnuje przepływu danych, a merytoryka i przygotowanie dokumentów leżą po stronie zewnętrznego zespołu.

Rejestr obowiązków zamiast pamięci

Niezależnie od wybranego modelu potrzebny jest jeden dokument: lista obowiązków firmy z przypisaniem osoby, źródła danych i rytmu wykonania. Nie musi być skomplikowana, wystarczy arkusz, o ile jest utrzymywany.

Taka lista ma jedną wielką zaletę: przeżywa zmiany kadrowe. Nowa osoba wchodzi w temat w kilka dni zamiast odtwarzać stan faktyczny przez pół roku. To ona sprawia, że coroczne rozliczenia i sprawozdania przestają być corocznym zaskoczeniem i stają się rutynowym zadaniem z ustalonym przebiegiem.

Koszt zaniechania

Argument, że firma jest za mała na formalny podział odpowiedzialności, w praktyce działa tylko do pierwszego problemu. Wtedy pojawia się nagła potrzeba odtworzenia dokumentów, ustalenia stanu faktycznego i przygotowania wyjaśnień w krótkim terminie, zwykle przy okazji sezonu urlopowego lub szczytu produkcyjnego.

Ustawienie tego obszaru na spokojnie kosztuje kilka dni pracy raz. Robienie tego pod presją kosztuje znacznie więcej i zawsze dzieje się w najgorszym możliwym momencie.

Warto też uczciwie policzyć czas. Obowiązki formalne rzadko zajmują wiele godzin tygodniowo, ale kumulują się w kilku okresach w roku i zderzają z sezonem w produkcji. Rozłożenie ich na cały rok, zamiast spiętrzenia w jednym miesiącu, jest zwykle prostszą zmianą niż zwiększanie zatrudnienia.

Ostatni element to dostęp. Jeżeli dokumenty, loginy do systemów i korespondencja z urzędami są przypisane do prywatnej skrzynki jednego pracownika, firma ma problem organizacyjny niezależnie od tego, jak dobrze ta osoba pracuje. Konta firmowe, wspólny katalog na dokumenty i jasne zasady archiwizacji kosztują jedno popołudnie, a rozwiązują sytuację, w której nagła nieobecność blokuje cały obszar.