Budżet floty rozjeżdża się na pozycjach, których nikt nie zaplanował

Zestawienie kosztów pojazdu przygotowane przed zakupem zwykle obejmuje ratę, paliwo, ubezpieczenie i serwis. Po roku okazuje się, że rzeczywiste wydatki są wyższe, a różnica nie bierze się z jednej dużej pozycji, lecz z kilkunastu drobnych, których nie było w arkuszu.

Postoje i czas, w którym pojazd nie zarabia

Pojazd generuje koszt stały niezależnie od tego, czy jedzie. Dni spędzone w warsztacie, w kolejce do rampy albo na oczekiwaniu na dokumenty nadal obciążają ratę leasingową i ubezpieczenie. W kalkulacji przygotowanej przed zakupem zakłada się zwykle pełną dostępność, a realnie trzeba odjąć przeglądy okresowe, naprawy nieplanowane, badania techniczne oraz dni, w których kierowca jest niedostępny.

Ta różnica przekłada się wprost na koszt kilometra. Ten sam wydatek roczny podzielony przez mniejszy przebieg daje wyższą stawkę jednostkową, a to właśnie ta stawka trafia potem do porównania z ofertą przewoźnika.

Do tego dochodzą przejazdy, które nie przynoszą przychodu: dojazd po ładunek, powrót pustym pojazdem, przerzut między magazynami. W zestawieniu przygotowanym przed zakupem taboru zwykle ich nie ma, bo planuje się trasy handlowe, a nie całą pracę pojazdu w tygodniu.

Koszty pracy, które nie są wynagrodzeniem

Zatrudnienie kierowcy to więcej niż pensja. Dochodzą składki, delegacje, szkolenia okresowe i badania, koszt zastępstwa w czasie urlopu oraz czas poświęcony na rozliczanie ewidencji czasu pracy. Przy przewozach międzynarodowych dochodzi obsługa obowiązków związanych z delegowaniem pracowników, a te wymagają uwagi administracyjnej, nie tylko opłat.

Dochodzi rotacja. Rekrutacja kierowcy, wdrożenie i okres, w którym nowa osoba jeździ wolniej, bo nie zna tras i odbiorców, to koszt rozłożony w czasie i rzadko ujmowany w zestawieniu.

Utrata wartości i moment wymiany

Spadek wartości pojazdu jest kosztem, mimo że nie widać go na wyciągu bankowym. Ujawnia się dopiero przy sprzedaży, a jego wysokość zależy od przebiegu, historii serwisowej, stanu zabudowy i tego, czy w momencie wymiany rynek pojazdów używanych jest chłonny.

Firma, która planuje wymianę taboru w stałym rytmie, ma nad tym kontrolę. Firma, która jeździ pojazdem do awarii, wymienia go wtedy, gdy musi, a nie wtedy, gdy jest to opłacalne.

Jak sprawdzić własną kalkulację

Najprostsza kontrola polega na zestawieniu wszystkich wydatków związanych z pojazdem z ostatnich dwunastu miesięcy, łącznie z fakturami, które trafiły na inne konta kosztowe, i podzieleniu ich przez faktycznie przejechany dystans. Wynik zwykle różni się od założeń przyjętych przed zakupem, a kierunek tej różnicy bywa zaskakujący.

Taki rachunek ma sens także wtedy, gdy nie planujemy zmiany modelu pracy, bo pokazuje, które trasy dokładają, a które pokrywają koszt. Szersze porównanie własnej floty z przewoźnikami zewnętrznymi opiera się dokładnie na tej liczbie, więc od jej rzetelności zależy cała decyzja.

Zestawienie przygotowane raz i odłożone traci aktualność po kilku miesiącach. Powtarzanie go co kwartał zajmuje niewiele czasu i pozwala zauważyć zmianę wcześniej niż w rocznym bilansie.